Conservazione digitale
Conservazione sostitutiva (definita anche conservazione digitale dei documenti informatici o conservazione sostitutiva) è il processo legale/informatico, regolamentato dalla legge italiana, che consente di creare documenti informatici con pieno valore legale.
Introduzione
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo, attraverso la firma digitale e la marca temporale.
La conservazione sostitutiva equipara i documenti cartacei con quelli elettronici e permette ad aziende private e pubbliche amministrazioni di eliminare o ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione, all’imposta di bollo dei giornali bollati, etc.
Le modalità operative
L’Agenzia per l’Italia Digitale definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione per i servizi sui quali svolge funzioni di vigilanza.
Modelli organizzativi
- Natura e funzione del sistema
- Modelli organizzativi
- Ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti
- Descrizione del processo di conservazione
- Profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione
La sempre crescente mole di documentazione prodotta, con la necessità di conferire alla stessa la corretta valenza civile e fiscale, ha dato luogo, nel corso degli anni, ad un progressivo aggiornamento del panorama normativo italiano relativo alla conservazione sostitutiva.
Si tratta, infatti, di servizi regolati dal diritto nazionale (D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82, e s.m.i “Codice dell’Amministrazione Digitale-CAD”, dal DPCM 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”, dal DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione” e da standard internazionali.
A chi richiedere il servizio
I soggetti che erogano il servizio sono iscritti nell’elenco pubblico dei conservatori accreditati e sottoposti alle funzioni della vigilanza dell’Agenzia.
Principi generali della gestione documentale
La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali:
- Formazione
- Gestione
- Conservazione
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Tipologie di archivio
Dal punto di vista archivistico, si distinguono tre fasi di gestione in ragione delle diverse modalità di organizzazione ed utilizzo dei documenti:
Archivio corrente
Riguarda i documenti necessari alle attività correnti
Archivio storico
Riguarda i documenti storici selezionati per la conservazione permanente
Archivio di deposito
Riguarda i documenti ancora utili per finalità amministrative o giuridiche, ma non più indispensabili per la trattazione delle attività correnti;
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In cosa consiste il processo di conservazione
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Domande frequenti
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